【メール送付】請求書の作成ルール

メールで請求書を送付する際の請求書作成ルールについて説明します。

作成ルール

以下のルールに従い、請求書の作成をお願いします。

• 請求書には、[送付先会社名] と [取引コード]を必ず記載いただくようお願いします。
  なお、送付先の[部署]、[担当者名]等については、従来通りに記載いただくようお願いいたします。
  取引コードについては、アカウントに関するよくある質問の「Q.取引コードとはなんですか。」
  及び「Q. 取引コードの確認方法を教えてください。」をご確認ください。

• 視覚的に請求書と判断できるようにタイトルの記載をお願いします。
  請求書以外と判断される書類が同一メールに添付されている場合、請求書以外の書類は関連ファイルとして扱います。請求書以外と判断される書類のみが届いた場合、データ化は実施しません。

• メールにPDFを添付する形で送付をお願いします。特定のサイトからダウンロードする方式での送付は受け付けられません。
• PDFファイルを圧縮したり、パスワードを設定しないようお願いします。
• １つのPDFファイルのファイルサイズが5MBの容量制限を超えないようにしてください。
• 請求書が複数ページの場合、ページNoを記載する等で、同一の請求書とわかるように請求書の作成をし、1つのPDFファイルにまとめてください。
  複数の請求書を合計請求書としてまとめる場合は、合計請求金額を記載した合計請求書（合算請求書）を鑑として、明細請求書も含めて1つのPDFファイルとしてください。
複数の請求書を１つのPDFファイルにまとめて提出された場合、１件目の請求書の請求情報のみがデータ化され、２件目以降はデータ化されません。

• 請求先が同一であれば１通のメールで複数の請求書を送付いただけます。ただし、１つの請求書を１つのPDFファイルにしてください。
• 請求書のフォーマットに制限はありません。ただし、[取引コード] は必ず請求書に記載をお願いします。
• 当社から受領確認のご連絡は行いません。
• メールで送った後に郵送でも送るなど、別の方法で再送しないでください。

メールでの請求書の送付先及び取引コードの確認方法は、【メール送付】請求書を送付する/送付先メールアドレスを確認するをご確認ください。